Begin met het invoeren van de titel van het voorwerp. Voorbeelden zijn: tas, rugzak, mobiele telefoon, tablet, laptop, sleutel, ring, portemonnee, jas, handschoenen, sjaal, oplader, pas/kaart, enz.

Tijdens het typen verschijnt er een lijst met suggesties. Kies indien mogelijk altijd een item uit de dropdown. Alleen in uitzonderlijke gevallen moet je een volledig nieuw itemtype aanmaken.

Voeg alleen een nieuw itemtype toe als het niet beschikbaar is in de dropdownlijst.

Als je een nieuw itemtype aanmaakt, informeer iLost dan en geef aan welke bewaartermijn voor dit item moet gelden. Als er geen melding wordt gedaan aan iLost, krijgt het item automatisch de standaard bewaartermijn van jouw locatie.

Als meerdere voorwerpen bij elkaar horen (bijvoorbeeld een telefoon met hoesje, sleutels met sleutelhanger, of een tas met inhoud), mag je deze als één gecombineerde registratie invoeren.

Let op: de kortste bewaartermijn van de opgenomen items geldt voor de volledige registratie.

Controlekenmerken helpen jou en je collega’s om te verifiëren dat een voorwerp daadwerkelijk van de claimende persoon is. Dit zijn details die alleen de rechtmatige eigenaar kan weten, zoals:

Deze informatie is uitsluitend intern en wordt nooit openbaar weergegeven. Zorg ervoor dat controlekenmerken niet zichtbaar zijn op geüploade foto’s. De beschikbare velden verschillen per voorwerptype. Een portemonnee heeft bijvoorbeeld andere kenmerken dan een telefoon of rugzak.

Dit veld is optioneel en kan worden gebruikt als jouw organisatie opslaglocaties registreert. Selecteer eenvoudig de juiste locatie uit de beschikbare opties. Nieuwe bewaarlocaties kunnen worden toegevoegd via Bedrijfsinstellingen.

Deze knop is optioneel en beschikbaar als jouw organisatie directe meldingen ondersteunt. Als je het e-mailadres of telefoonnummer van de mogelijke eigenaar kent, kun je deze direct informeren. Door naam en contactgegevens in te vullen ontvangt de eigenaar een e-mail of SMS met de melding dat er een mogelijk matchend voorwerp is gevonden.
​

Onderaan het registratiescherm kun je aangeven of je het voorwerp openbaar wilt publiceren. Deze optie staat standaard aan. Wil je het voorwerp niet zichtbaar maken op de publieke website? Zet de optie dan uit. Het voorwerp blijft dan alleen intern zichtbaar.

iLost adviseert om gevonden voorwerpen zo snel mogelijk te registreren — bij voorkeur direct, maar uiterlijk binnen 24 uur. Hieronder staan belangrijke richtlijnen bij het publiceren van items op iLost:

Identiteitsdocumenten zoals paspoorten, ID-kaarten en rijbewijzen mogen niet gefotografeerd worden vanwege GDPR/AVG-regelgeving. In de iLost-applicatie is de foto-optie voor deze voorwerpen automatisch uitgeschakeld. Het is daarnaast wettelijk verboden om burgerservicenummers of andere identificatienummers op te slaan. Zorg ervoor dat dergelijke gegevens nooit ergens in iLost worden ingevoerd.

Voor items die makkelijk fraudegevoelig zijn — zoals waardevolle voorwerpen zonder unieke kenmerken (bijvoorbeeld zilveren oorbellen of trouwringen) — raden we aan om deze zonder foto te publiceren. Dit kan door tijdens registratie de optie “foto zichtbaar” uit te schakelen.