iLost conseille de respecter les lois locales régissant le stockage des objets trouvés. iLost ne peut être tenu responsable si les articles sont archivés prématurément. Concernant les documents d'identité, les organisations doivent établir des procédures de stockage. Pour se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), iLost offre des options d'archivage flexibles, permettant un stockage immédiat lors de l'enregistrement.
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Dans votre aperçu iLost, il y a une catégorie intitulée "Expiré" qui inclut tous les articles enregistrés dont la période de rétention est écoulée. Les articles répertoriés sous la catégorie "Expiré" sont automatiquement supprimés de la page Web publique, les rendant indisponibles pour de nouvelles réclamations.

En interne, il est nécessaire d'archiver périodiquement les articles répertoriés sous "Expiré". Vous pouvez sélectionner et archiver un ou plusieurs articles en cliquant sur le bouton bleu ''Archiver tout''.

Vous avez également la possibilité de désigner une destination finale pour chaque article lors du processus d'archivage. Les exemples de destinations finales peuvent être : Charité, Poubelle, Police, etc. Lors de l'archivage d'un article, vous serez invité à spécifier sa destination finale.

*Les utilisateurs administrateurs ont la capacité de créer des destinations finales dans les paramètres de l'entreprise.
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iLost propose trois délais de classement par défaut dans le système. Il est conseillé d'aligner le processus actuel avec ces délais de dépôt comme recommandé par iLost. Les documents d'identité, les passes généraux et les cartes ont généralement une période de rétention plus courte comparé à d'autres objets trouvés. Nous aimerions vous référer au tableau ci-dessous où les périodes de rétention pour chaque type d'article sont répertoriées;

*Les utilisateurs administrateurs ont toujours la possibilité d'accélérer le processus d'archivage pour un élément à l'aide du bouton "Actions supplémentaires".
**Les périodes de rétention des éléments de votre compte iLost peuvent différer des paramètres par défaut en raison des lois (locales).

Il est possible d'imprimer une liste des éléments qui doivent être archivés. Avec cette liste, le stockage peut être facilement vidé, lorsque il n'est pas possible d'apporter l'appareil sur lequel vous utilisez iLost pendant l'archivage. Veuillez noter que les éléments doivent également être archivés dans iLost, après avoir vidé le stockage, en cliquant sur le bouton ‘archiver’.

Une fois que les éléments ont été archivés, votre organisation devient le propriétaire légal et déterminera ce qui se passera avec les éléments archivés. Lors de la manipulation ou de la remise des éléments contenant des informations personnellement sensibles, nous recommandons toujours une attention particulière. Les options ci-dessous sont là pour traiter les éléments après l'archivage :